Meine Leistungen: Administration, Struktur & Projektmanagement

Ich unterstütze werteorientierte Unternehmen und gemeinnützige Organisationen in Deutschland und Dänemark bei Administration, Strukturaufbau und Projektumsetzung. Ziel ist es, Abläufe zu vereinfachen und nachhaltige Lösungen zu entwickeln, die Raum für das Wesentliche schaffen.

Meine Arbeit ist organisationsbezogen und pragmatisch – mit Blick für Details und das Gesamtgefüge. Ich gestalte Lösungen, die genau zur jeweiligen Organisation passen.

Darüber hinaus stärke ich die Zusammenarbeit zwischen Deutschland und Dänemark. Ich begleite Organisationen über Ländergrenzen hinweg mehrsprachig (Deutsch, Dänisch, Englisch) und mit Verständnis für beide Arbeitskulturen, um klare Strukturen zu schaffen, die dauerhaft entlasten.

Im Folgenden meine Angebote:

Gute Administration ist individuell – ein Design, das genau zu Ihrer Organisation passt. Ich helfe dabei, eine administrative Grundlage aufzubauen, die die tägliche Arbeit nachvollziehbarer und leichter umsetzbar macht. Ich verbinde praktische Unterstützung mit strategischer Strukturierung und erarbeite übersichtliche Abläufe und Dokumentationen, die auch langfristig entlasten.

Mögliche Ausgangssituationen:

• Eine Organisation oder Abteilung startet neu und benötigt eine stabile administrative Grundlage.
• Aufgaben bleiben liegen (z. B. in Vertretungsfällen oder bei hoher Auslastung).
• Zuständigkeiten sind unklar oder verändern sich ständig.
• Abläufe sind schwer nachvollziehbar oder nicht dokumentiert.
• Wissen ist verteilt und schwer zugänglich.
• Prozesse sind veraltet oder ineffizient.

Meine Tätigkeiten:

• Design und Aufbau von administrativen Strukturen (von Grund auf oder auch im Rahmen einer Umstrukturierung)
• Klärung und Strukturierung von Abläufen und Zuständigkeiten
• Einführung neuer Prozesse oder Anpassung von bestehenden
• Aktive administrative Mitarbeit im laufenden Arbeitsalltag (auch im kaufmännischen und HR-Bereich)
• Erstellung und Pflege verständlicher Dokumentationen (z. B. Prozessübersichten, interne Leitfäden, Rollen- und Verantwortungsstrukturen, Sicherung von Organisationswissen)

🏠 Mein Ziel: Menschen und Organisationen zu entlasten und zu stärken.

Wenn Projekte ins Stocken geraten, liegt das oft an fehlenden Strukturen. 

Ich unterstütze bei der Entwicklung, Realisierung und Stabilisierung von Projekten – mit Blick auf Inhalte, organisatorische Abläufe und die beteiligten Menschen. 

Meine Tätigkeiten:

• Projektplanung mit System und bei Bedarf mit eigenen Impulsen 
• Strukturierung in umsetzbare Schritte
• Klärung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
• Aktive Mitarbeit bei der Umsetzung
• Dokumentation von Abläufen, Fortschritten und Ergebnissen

Dieses Angebot eignet sich insbesondere für:

• neue Projekte, Initiativen oder interne Vorhaben 
• deutsch-dänische Projekte
• Veränderungs- oder Übergangsphasen
• wachsende oder sich neu strukturierende Organisationen 
• stagnierende Vorhaben oder erhöhte Projektlast 
• Projekte, bei denen Menschlichkeit und Struktur gleichermaßen wichtig sind

🏠 Mein Ziel: stagnierende Projekte vorwärtsbringen und Vorhaben verlässlich umsetzen.

Gemeinnützige Organisationen leisten gesellschaftlich wertvolle Arbeit und stehen dabei oft unter hohem operativem Druck. Um den nötigen Freiraum für die Kernaufgaben zu schaffen, ist eine verlässliche administrative Basis sehr wichtig.

Ich unterstütze kleine Vereine, gemeinnützige Einrichtungen und andere Non-Profit-Organisationen dabei, mit Struktur und schlanken Prozessen administrative Tätigkeiten zu erleichtern, damit mehr Raum für die eigentlichen Aufgaben im Rahmen des Satzungszweckes entsteht. 

Die Unterstützung erfolgt projektbasiert und umfasst in der Regel drei Schritte: eine Analyse der aktuellen administrativen Praxis, einen konkreten Vorschlag, wie Prozesse und Strukturen einfacher und übersichtlicher gestaltet werden können, sowie Unterstützung und Begleitung bei der eigentlichen Umsetzung.

Dank meiner langjährigen Erfahrung im Non-Profit-Bereich, unter anderem als Geschäftsführerin einer gGmbH, Stiftungsreferentin und als Vereinsvorstand, kenne ich die praktischen Herausforderungen und die speziellen Anforderungen gemeinnütziger Organisationen sehr gut. 

Warum meine Unterstützung?

Durch klare Strukturen und nachvollziehbare Prozesse werden eine solide Grundlage und mehr Freiraum geschaffen, damit sich die Beteiligten wieder voll auf ihre Mission konzentrieren können.

🏠 Mein Ziel: gemeinnützige Arbeit durch eine verlässliche administrative Basis zu unterstützen und zu stärken.

Zu Beginn verschaffe ich mir einen Überblick, spreche mit den Beteiligten und übernehme erste Aufgaben. Mein Ziel: Schnell Ansatzpunkte für Struktur und Entlastung sichtbar zu machen. 

Darauf aufbauend arbeite ich im Alltag mit und entwickle schrittweise klare Abläufe und Dokumentationen, damit Aufgaben auch unabhängig von einzelnen Personen lösbar sind.

Die Zusammenarbeit erfolgt remote und ist dadurch konsequent struktur- und dokumentationsorientiert. Arbeitsschritte und Informationen werden so aufgebaut, dass sie für alle Beteiligten zugänglich und nachvollziehbar sind.

Sicherheit und Datenschutz sind mir wichtige Anliegen und Grundlagen meiner Arbeit. Daher habe ich folgende Lösungen implementiert:

• Verschlüsselte Kommunikation: Für E-Mails und Meetings nutze ich Proton-Dienste (Mail, Meet, Calendar) mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
• Sicherer Dateiaustausch: Für Datentransfer steht Proton Drive zur Verfügung. Dateien werden in einem verschlüsselten Cloud-Ordner abgelegt, auf den nur berechtigte Personen Zugriff haben. 
• DSGVO-Konformität: Meine Prozesse und Tools entsprechen den Datenschutzrichtlinien der EU (inkl. Angemessenheitsbeschluss für die Schweiz gemäß Art. 45 DSGVO).
• Vertragliche Grundlage: Die Zusammenarbeit basiert auf einem Kooperationsvertrag mit einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.
• Datensparsamkeit: Ich arbeite nur mit den notwendigen Daten und lösche sie nach Projektabschluss gemäß Vereinbarung (5 Jahre Aufbewahrungspflicht nach dänischem Buchhaltungsrecht für Rechnungsdaten).

Je nach Wunsch und Bedarf rechne ich auf Stunden-, Monats- oder Projektbasis ab. 

🏠 Gern können wir in einem unverbindlichen Gespräch klären, ob und in welcher Form eine Zusammenarbeit sinnvoll ist.

Gute Administration zeigt sich im Arbeitsalltag durch: 

• Klare Zuordnung und zuverlässige Erledigung von Aufgaben, auch in Sondersituationen 
• Strukturierte und nachvollziehbare Abläufe
• Geklärte und dokumentierte Zuständigkeiten
• Zugängliche Informationen für die richtigen Personen 
• Eine ruhigere, verlässlichere und effektivere Zusammenarbeit

So entsteht eine stabile Grundlage, auf der Organisationen wirksam arbeiten, wachsen und ihre Vorhaben umsetzen können. 

🏠 Mein Ziel ist es, Menschen und Organisationen durch strukturierte Unterstützung zu entlasten und zu stärken.