Meine Leistungen: Administration, Struktur & Projektmanagement

Ich unterstütze werteorientierte Unternehmen und gemeinnützige Organisationen in Deutschland und Dänemark bei Administration, Strukturaufbau und Projektumsetzung.

Meine Arbeit ist organisationsbezogen, prozessnah und pragmatisch – mit Blick für Details und das Gesamtgefüge. 

Meine besondere Stärke ist die Brücke zwischen Deutschland und Dänemark. Ich begleite Organisationen über Ländergrenzen hinweg – mehrsprachig (Deutsch, Dänisch, Englisch) und mit fundiertem Wissen, um nahtlose Prozesse zu schaffen, die dauerhaft entlasten.

Im Folgenden meine Angebote:

Ich übernehme administrative Aufgaben im Tagesgeschäft und erarbeite parallel klare Strukturen und Dokumentationen, die langfristig entlasten. Dabei verbinde ich operative Mitarbeit und strukturellen Aufbau. Das bedeutet: Ich erledige Aufgaben nicht nur zuverlässig, sondern gestalte sie so, dass sie zukünftig eigenständig und nachvollziehbar umsetzbar sind.

Mögliche Ausgangssituationen:

• Aufgaben bleiben liegen (z. B. in Vertretungsfällen oder bei hoher Auslastung)
• Zuständigkeiten sind unklar oder verändern sich ständig
• Abläufe sind schwer nachvollziehbar oder nicht dokumentiert
• Wissen ist verteilt und schwer zugänglich
• Prozesse sind veraltet oder ineffizient

Meine Tätigkeiten:

• Aktive administrative Mitarbeit im laufenden Arbeitsalltag (auch im kaufmännischen und HR-Bereich)
• Klärung und Strukturierung von Abläufen und Zuständigkeiten 
• Einführung neuer Prozesse oder Anpassung bestehender Abläufe 
• Erstellung und Pflege verständlicher Dokumentationen (z. B. Prozessübersichten, interne Leitfäden, Rollen- und Verantwortungsstrukturen, Sicherung von Organisationswissen)

🏠 Mein Ziel: Entlastung im Tagesgeschäft und eine stabile Grundlage für Zusammenarbeit, Projekte und weitere Entwicklung.

Wenn Projekte ins Stocken geraten, liegt das oft an fehlenden Strukturen. 

Ich unterstütze bei der Entwicklung, Realisierung und Stabilisierung von Projekten – mit Blick auf Inhalte, organisatorische Abläufe und die beteiligten Menschen. 

Meine Tätigkeiten:

• Projektplanung mit System und bei Bedarf mit eigenen Impulsen 
• Strukturierung in umsetzbare Schritte
• Klärung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
• Aktive Mitarbeit bei der Umsetzung
• Dokumentation von Abläufen, Fortschritten und Ergebnissen

Dieses Angebot eignet sich insbesondere für:

• neue Projekte, Initiativen oder interne Vorhaben 
• deutsch-dänische Projekte
• Veränderungs- oder Übergangsphasen
• wachsende oder sich neu strukturierende Organisationen 
• stagnierende Vorhaben oder erhöhte Projektlast 
• Projekte, bei denen Menschlichkeit und Struktur gleichermaßen wichtig sind

🏠 Mein Ziel: stagnierende Projekte vorwärtsbringen und Vorhaben verlässlich umsetzen.

Gemeinnützige Organisationen leisten gesellschaftlich wertvolle Arbeit und stehen dabei oft unter hohem operativem Druck. Um den nötigen Freiraum für die Kernaufgaben zu schaffen, ist eine verlässliche administrative Basis sehr wichtig.

Ich unterstütze kleine Vereine, gemeinnützige Einrichtungen und andere Non-Profit-Organisationen projektbezogen oder stundenweise. Um der finanziellen Realität des Non-Profit-Sektors gerecht zu werden, biete ich meine Leistungen zu einem reduzierten Satz an, der sich am Budget der Organisation orientiert. Der Mindeststundensatz liegt bei 15 Euro netto.

Wobei kann ich unterstützen?

• Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen, Erstellung von Protokollen und Geschäftsordnungen
• Internes Rechnungswesen und administrative Routineaufgaben
• Verwaltung und Nachverfolgung von Vereinbarungen, Verträgen, Satzungsänderungen u.a.m.
• Gezielte Weiterentwicklung von Abläufen und Dokumentation von Organisationswissen
• Koordination und Begleitung von Fördermittelprojekten oder internen Vorhaben.

Basierend auf meiner langjährigen Erfahrung als Geschäftsführerin einer gGmbH, Stiftungsreferentin und im Vereinsvorstand kenne ich die praktischen Herausforderungen und die speziellen Anforderungen gemeinnütziger Träger. 

Warum diese Unterstützung?

Gerade in Phasen neuer Fördermittelanträge, bei personellen Engpässen oder organisatorischen Übergängen kann externe Unterstützung entscheidend sein. Hier trage ich zu Stabilität und Entlastung bei, ohne interne Ressourcen zusätzlich zu beanspruchen. Durch klare Strukturen und transparente Dokumentation schaffen wir gemeinsam eine solide Grundlage, auf der sich das Team wieder voll auf die Mission konzentrieren kann.

🏠 Mein Ziel: gemeinnützige Arbeit durch verlässliche administrative Unterstützung stärken.

Zu Beginn verschaffe ich mir einen Überblick, spreche mit den Beteiligten und übernehme erste Aufgaben. Mein Ziel: Schnell Ansatzpunkte für Struktur und Entlastung sichtbar zu machen. 

Darauf aufbauend arbeite ich im Alltag mit und entwickle schrittweise klare Abläufe und Dokumentationen, damit Aufgaben auch unabhängig von einzelnen Personen lösbar sind.

Die Zusammenarbeit erfolgt remote und ist dadurch konsequent struktur- und dokumentationsorientiert. Arbeitsschritte und Informationen werden so aufgebaut, dass sie für alle Beteiligten zugänglich und nachvollziehbar sind.

Sicherheit und Datenschutz sind mir wichtige Anliegen und Grundlagen meiner Arbeit. Daher habe ich folgende Lösungen implementiert:

• Verschlüsselte Kommunikation: Für E-Mails und Meetings nutze ich Proton-Dienste (Mail, Meet, Calendar) mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
• Sicherer Dateiaustausch: Für Datentransfer steht Proton Drive zur Verfügung. Dateien werden in einem verschlüsselten Cloud-Ordner abgelegt, auf den nur berechtigte Personen Zugriff haben. 
• DSGVO-Konformität: Meine Prozesse und Tools entsprechen den Datenschutzrichtlinien der EU (inkl. Angemessenheitsbeschluss für die Schweiz gemäß Art. 45 DSGVO).
• Vertragliche Grundlage: Die Zusammenarbeit basiert auf einem Kooperationsvertrag mit einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.
• Datensparsamkeit: Ich arbeite nur mit den notwendigen Daten und lösche sie nach Projektabschluss gemäß Vereinbarung (5 Jahre Aufbewahrungspflicht nach dänischem Buchhaltungsrecht für Rechnungsdaten).

Je nach Wunsch und Bedarf rechne ich auf Stunden-, Monats- oder Projektbasis ab. 

🏠 Gern können wir in einem unverbindlichen Gespräch klären, ob und in welcher Form eine Zusammenarbeit sinnvoll ist.

Gute Administration zeigt sich im Arbeitsalltag durch: 

• Klare Zuordnung und zuverlässige Erledigung von Aufgaben, auch in Sondersituationen 
• Strukturierte und nachvollziehbare Abläufe
• Geklärte und dokumentierte Zuständigkeiten
• Zugängliche Informationen für die richtigen Personen 
• Eine ruhigere, verlässlichere und effektivere Zusammenarbeit

So entsteht eine stabile Grundlage, auf der Organisationen wirksam arbeiten, wachsen und ihre Vorhaben umsetzen können. 

🏠 Mein Ziel ist es, Menschen und Organisationen durch strukturierte Unterstützung zu entlasten und zu stärken.